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APENDICE
REGULAN LA UTILIZACION DE MICRO ARCHIVOS
Mediante Decreto Legislativo
Nº
681, publicado el 14 de octubre de 1991 en el Diario
Oficial El Peruano, se establecen nonnas para regular el uso de microfonnas en la conservación
de archivos, estableciendo los requisitos
y
trámites para su validez legal
y
mérito probatorio.
Para los fines antes señalados, se define como microfonna a toda imagen reducida o
condensada de un documento, grabada en un medio fisico técnicamente idóneo a través de un
~
coceso fotoquímico, electrónico o de otra tecnología equivalente, de modo que conserva la
imagen
y
esta pueda ser vista, leída
y
reproducida.
l.
Uso de microformas por empresas privadas
Tratándose de empresas privadas sujetas a la supervisión de la Comisión Nacional
Supervisora de Empresas
y
Valores (CONASEV) - como es el caso de la Compañía- la utilización
de archivo de rnicroformas es optativa
y
se encuentra sujeta a lo siguiente:
a) autorización de CONASEV previa comprobación de la capacidad técnica
y
cumplimiento
de requisitos legales;
b) que la empresa cuenta con los servicios pennanentes de una notaria autorizada o un
fedatario juramentado, responsable del archivo de microformas;
c) el proceso de micrograbación, expedición de microcopias, formación
y
conservación
de microarchivos será supervisado por la autoridad competente que será designada sobre la base
de nonnas reglamentarias.
2.
Proceso de confección de microformas
Los procesos de micrograbación deben efectuarse bajo la dirección
y
responsabilidad de
un notario público o fedatario -privado en nuestro caso- juramentado, siguiendo el siguiente
procedimiento:
a) al inicio del proceso el funcionario depositario de la fe pública -notario o fedatario
juramentado- dejará constancia en acta, donde consignará los datos de la labor que se realiza
y
el
archivo que se va grabar;
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